研發項目風險管理概論

所有的項目都會遇到風險,包括新產品或者對已有產品開發一個新的版本;例如:關鍵技術人員的流失、市場條件的變化、客戶希望的變化、開發組織業務條件的變化等;對于這種情況中存在的風險若能夠提前預料到,并采取適當的措施來緩解,這樣可以扭轉項目組總是救火的狀態,起碼開始出現主動控制一些問題的局面;雖然有了風險管理不一定成功,但會增加成功的可能性,并能夠盡可能的避免項目的失敗。

現狀分析

M公司的風險管理工作一直效果不明顯,也得不到項目和部門的認可。為了能夠發現問題的根源,提出有效的改進建議,我們啟動了風險管理現狀調研工作,進行了風險管理記錄分析和各層次的抽樣訪談工作;

記錄分析

對該年度所有項目的風險管理過程記錄進行分析,了解存在的大致問題,并以此作為基礎確定訪談的提綱;通過分析,發現項目在風險管理過程中可能主要存在以下問題:

  

風險跟蹤活動執行較差,大部分項目在初次識別了風險后就疏于跟蹤風險的狀態,不能及時有效的采取應對措施;

風險活動沒有作為項目的日常活動開展,沒有定期重新識別和更新風險列表;

沒有項目對風險管理活動的執行情況進行分析,整理經驗教訓,提出最佳實踐等;

抽樣訪談

首先根據對過程記錄的分析,抽取出對風險管理活動最主要的部分,對這些部分的內容制定了訪談的提綱,訪談提綱的內容按照項目風險管理可能涉及的范圍分為3個層面,1是組織層面、2是項目層面,并以此為依據確定訪談的對象,以便真實了解項目、部門的關注重點和存在的問題;根據對訪談結果的分析,風險管理問題目前分為3個層面的問題:

  • 組織層面

    1. 整個公司沒有建立起一套完善的收集風險管理經驗教訓的機制,包括從什么渠道獲取類似項目的風險數據、已有的風險信息如何有效的進行共享等;

    2. 對于識別出來的重大風險,是否能夠建立起一種應對的機制,除了項目內部的風險,也包括外部風險,使得一些重大風險能夠盡快的被合適的層面意識到,并進行分析和找到應對措施?

    3. 項目面臨的風險通常有2類:

    一是項目內部風險,例如:開發進度風險、人員流失、技術難度和新技術等,項目可以盡可能的采取一些辦法,通過調整開發方法、調整計劃或資源等來進行部分的有效控制;

    二是項目外部風險,包括供應商供貨及時性問題、供應商升級產品版本、外部需求變更、項目范圍大、對外依賴太多等,由于這類風險項目往往難以及時獲取相應信息,造成應急措施不足,有些風險的發生甚至帶來致命的后果;如何有效地對這兩類風險進行歸納和整理,研究風險的應對措施是各項目當前最為迫切的需求。

  • 決策層面

    很多項目最大的風險是產品決策層面的風險,而這些風險往往不是項目組所能夠應對的,或者很難應對;這類風險可能包括以下內容:

    1. 不切實際的需求承諾,或不切實際的產品交付期的承諾,經常在項目組接到現場需要某功能版本的通知時,此時離計劃交付期時間已經很近了,例如本周通知下周就要提供版本,項目組基本上沒有時間和資源來規避這個風險,而后果往往是不良的產品質量或者其他需求的延期開發;

    2. 開發一個沒有價值的產品或需求,這里的沒有價值包括產品沒有市場、需求的開發投入產出比很低(例如:客戶需求很緊急、重要,但是這個需求我們需要投入的成本太高,以至于根本不會賺錢或者賠錢);

  • 項目層面

    1. 項目對風險認識不足,通常在實際開發過程中不知道使用什么方法去識別風險、又如何找出關鍵風險并進行控制;

    2. 項目組基本上很少進行正式的風險識別和評估會議;在項目日常過程中,項目成員往往可能不太愿意暴露潛在的問題或者自己的疑慮,以免被項目經理或部長認為是優柔寡斷或沒有積極性等;為了避免這類問題的發生,在風險管理意識尚未普及時,往往還是需要正式的風險會,在會上大家頭腦風暴都來反映問題,找出可能的關鍵風險;

    3. 項目組很少對過去風險管理實施情況或存在的重大問題進行總結,以便在下一次項目過程中能夠盡早的規避這類風險;目前是僅憑項目組的個人經驗和直覺,往往存在對一些重大風險遺漏、重視不足或沒有采取有效的措施來控制的問題;

改進建議

根據以上分析存在的問題,建議通過以下一些方面來逐步的改善:

對組織層面的建議

1. 組織層面的當務之急是研究建立組織的風險數據庫、項目風險、問題的經驗教訓庫,要組織和策劃如何有效推廣這些數據庫的使用,真正的將項目的風險、問題數據收集起來;如果要建立比較完善的數據庫可能需要一些時間,這方面可以逐步規劃,但是對于目前的這種情況要考慮一些折中的方案來解決,制定有效的措施進行推廣,可以考慮一些激勵措施鼓勵大家的使用;
2. 對于項目復盤或者里程碑報告中的一些經驗教訓模板,建議能夠優化模板,并最好直接要求提交到數據庫中,有利于信息的共享;
3. 建議組織層面投入一些人力來作項目具體風險的收集和分析,包括對歷史問題的整理、現有已經暴露的風險的分析等,對風險進行分類整理并定期發布,以便項目能夠及時快速的獲取這些信息;
4. 建議組織根據項目組的需求開發實際有效的風險管理培訓教材,教材中要有實際的案例分析和幫助,對項目有計劃的安排培訓,提高公司整體的風險意識;這對后續推動風險管理工作有著重要的意義。

對決策層面的建議

1. 在決策是否要短期交付或者超出原有項目范圍的交付,決策層面需要了解存在的風險,考慮這種風險是否可以接受,包括不良的產品質量、延期交付的其他需求、客戶的滿意度等;這方面的問題部分產品開始逐步重視起來了,對于新增的重大需求盡量規劃到下一個版本;而較小的需求則需要跟項目組溝通,明確各需求實現的優先級和需求實現調整的策略,以便項目組能夠執行一個可實現的計劃,后續開發過程受控;
2. 關于需求實現是否經濟的問題,高層也關注到了這個問題,并有趨勢要求有關部門去收集每個需求實現的成本;這項工作目前有些難度,由于財務核算的不精細,造成對產品或項目的成本核算、效益核算都存在問題;但是至少我們可以先收集有些簡單的數據,只要能夠反映問題即可;這些數據如果能夠及時反映給市場一線,讓他們知道研發承擔的產品成本后,那么他們與客戶交流溝通時也就有了明確的依據;在產品薄利的時代,相信這項工作會越來越受到重視;
3. 首先建議決策層面投入一些精力關注項目風險,鼓勵項目組將部分風險和問題適當的升級匯報,以便決策層能夠了解項目的關鍵信息,以便準確的作出決策;這方面工作說起來簡單,但是實施上卻是有些難度;從領導層面來說,建議更多的創造出能夠公開暴露項目問題的一種氛圍或者文化,有了這種氛圍,項目組才可能愿意將項目問題及時升級;

對項目或部門的建議

1. 項目人員特別是風險組人員要有意識的加強風險認識,積極參加培訓,建立起風險的意識;
2. 為了真正有效的實施風險管理,首先要作的是需要收集以往項目和現在項目遇到的重大問題,問題發生的原因;因為這些原因往往就是風險本身;要有意識的收集風險信息和項目問題信息,為提高項目風險管理水平做好準備;
3. 項目組要能夠積極參與風險的討論和經驗分享,將相關信息提交到組織提供的數據庫中;項目復盤工作要堅持開展,項目組成員要積極參與進行經驗教訓的總結,為組織資產作貢獻,為下一次應對提供經驗;
4. 項目組要有風險管理負責人,他要能夠定期組織項目組的風險活動,將風險管理活動納入到項目的日常活動中,例如項目周例會、月例會、CCB例會等; 各開發組相關人員、接口關系、依賴關系等相關人員都需要參與,以便能夠識別出最關鍵的風險;
5. 在識別出風險后,風險描述中一定要把風險發生的根源、可能在哪種場景發生,發生后可能帶來的后果描述清楚,制定的應對措施等需要與風險后果影響人員進行溝通確認;
6. 風險識別可以使用風險源清單模板來進行識別,對于資源受限或進度緊迫的項目來說,也可以使用其他2種比較常用的方法:1是通過對項目生命周期中各階段(例如:需求、方案、設計、實現、測試等)的回顧, 以便發現各階段中可能存在的風險;2是通過對WBS列表進行審查,重點對各里程碑實現、接口問題、WBS是否全面等進行審查,以便發現隱藏的問題;例如:如果發現某個需求根本不在你的WBS列表中,那么這個需求可能就會帶來很大的進度風險;
7. 關于人員風險,由于核心崗位人員的離職,往往給項目帶來很大的風險,為了能夠加強人員備份又不需要占用太多的資源,很多項目組使用了小組責任制的方式,每個開發任務由2-3個開發人員共同負責,最大化的減少人員離職帶來的風險;
8. 一般而言,項目前期的風險最多、影響也最大;為了盡可能的發現風險并進行監控,項目的風險活動開始越早越好;例如:項目方案存在的風險越早發現越好,否則可能對項目是致命的打擊;
9. 為了控制進度風險,很多項目使用增量模型來進行緩解,將需求進行分解和細化,并采取每次交付部分功能的方式,一方面這樣有利于與用戶和用戶代表就每次交付的需求達成共識,減少需求的變更程度,同時也有利于控制風險;業界經驗,一般項目一次交付的規模越大,項目進度估算越不準確,這樣進度風險就越大;

總的來說,我們認識到,項目風險管理改進的過程是個逐步積累的過程,任重而道遠,不可能一蹴而就的,需要公司從上到下的認識達成和經驗的積累!以上的簡單分析,可能不能涵蓋所有的問題;其中每一項問題的改善都需要經過與相關人員充分協商,考慮到現有資源等各方面的限制,制定出真正有效、可行的行動計劃。

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