邦永PM2高校基建版在清華大學的成功應用

 

一、 清華大學基建規劃處介紹

 

清華大學基建規劃處是學校校園規劃和基本建設的管理機構,負責學校基本建設項目的具體組織和實施。

全處設綜合辦公室、總工辦、規劃室、工程前期科、造價管理科、合同管理科、工程建設科七個職能科室。近年來,基建規劃處不斷開拓創新,深化體制改革,實行項目經理負責制,推行弱矩陣式項目管理模式,即根據工程建設項目的特點,成立項目管理部行使工程實施過程中具體的組織和管理職能,項目管理部受處務會的領導,在基本建設項目實施過程中具有執行權,其余科室按照各自職能分工,分別負責基本建設工程項目各實施階段的具體工作。項目管理部一般設置項目經理以及土建、暖通、電氣專業工程師,根據項目的大小以及難易程度,可以增設項目副經理與增配專業工程師,或者由項目經理兼任某專業工程師。

基建規劃處始終秉持“無私奉獻、追求卓越”的工作理念,為清華大學的校園規劃和基本建設作出積極的貢獻,為學校的人才培養和學科建設提供有力保障。

 

二、 基建項目管理系統建設目標

 

以項目管理為核心,以掌握項目主要環節進度、控制項目成本、提高運作效率和管理效果為目標,從項目前期報批、招投標管理、合同簽訂及執行管理、材料設備管理,到施工與驗收管理、工程決算的整個過程進行全面的掌握與控制,在這個過程中,資料的產生與管理也融匯其中。

 

三、 清華大學基建規劃處的需求

 

1、信息傳遞

實現溝通信息管理,基于業務的審批傳遞結果把相關科室工作統一到一個平臺協同工作,同時實現工作結果主要資料的整理和查閱,減少物理浪費和時間浪費,提高工作效率和效果。

2、投資控制與造價管理

關聯項目核算體系,自定義成本估算依據,生成成本估算表,在項目執行過程中,將其細化為成本執行目標,通過對項目投資估算、計劃書預算、合同簽訂、合同執行、結算情況的跟蹤管理,不僅根據各項信息匯集匯總形成項目總體財務決算信息,同時便于隨時進行成本控制,隨時了解工程總造價及單方成本,以及對各類成本構成進行造價分析,為管理決策提供依據。

3、招投標管理

根據項目計劃書制定采購計劃,按照采購計劃中的招標計劃將招標公告、投標單位信息、評標結果予以體現,招標文件、中標單位投標文件能夠查詢。

4、合同簽訂與支付管理

根據合同制定與執行情況,一方面實現合同單位、合同金額、合同變更、合同付款等關鍵信息的記錄,一方面實現項目資金計劃對合同簽訂、合同執行的控制,并能多層次進行合同管理,按不同需求生成合同報表,供不同管理者隨時了解合同基本信息,通過生成的合同臺帳、分類匯總表、合同款統計分析、合同變更統計等從多個角度全面掌握合同執行狀況。

5、材料與設備管理

針對各類供貨進行管理,建立材料設備信息庫、供應商信息庫,進行供應商材料設備比價。通過掌握的大量供應商的材料設備信息,了解企業供貨能力、價格水平;通過多層次認價管理,按不同需求匯總顯示,實現不同角度對項目材料設備使用、認價統計分析。

6、項目進度管理

對項目主要進展結果進行管理(前期、施工、驗收),通過甘特圖、網絡圖、工作日歷、邏輯圖等圖形工具從不同側面展現項目計劃與實際進度,及時反映項目進展情況,與計劃進行對比發現偏差,為項目跟蹤、評估、付款、決策提供基礎。

 

四、 軟件應用規劃

 

根據清華大學基建規劃處的業務的需求,合同規定購買的PM2模塊包括:協同辦公(OA)、項目進度管理、物資采購管理、項目合同管理、成本投資管理、資金管理、招標管理、檔案資料管理。此次實施采取的是:整體規劃、分步實施模式。

 

 

所有的用戶都在同一系統平臺上進行操作,實現信息共享,互相配合。各個單位在本單位完成自己的日常業務,所有數據保存到網絡信息中心。既保持了原有處理日常業務模式,又滿足數據集中、信息共享的要求。能方便、輕松地實現報表的查詢、打印、分析、匯總,為管理者的決策提供有效的依據。

清華大學基建規劃處網絡拓撲圖:

 

 

五、 整體解決方案

 

整個系統涵蓋項目管理全過程;從業務流程分析,實現業務全過程管理,有效防止業務漏洞,執行過程中對各項業務預警;最終為領導提供全方位的領導監控平臺,便于領導統攬全局。

 

 

六、 客戶應用價值分析

 

1、項目前期報批管理

為了使校園基本建設的前期工作具有合法性和合規性,在報建過程中,會有很多重要的上報文、批復文件和證書。

將與前期報批有關的程序、計劃時間及結果、必要的附件資料及報批結果錄入系統,可以按條件生成甘特圖,或時間進度一覽表。

不僅可以有利于宏觀掌握項目報批的進展階段,而且達到可以隨時查詢到任何和前期報批有關的過程和結果,利于后續環節利用前期有關報批結果數據。此外,也便于各科室綜合掌握信息,前后聯系,相互提醒。

具體設置框架為:

 

 

2、項目招標管理

基建項目的招標工作包括招標代理的產生、招標文件的編制、招標信息的發布、開標會議的召開、中標單位的確定等。

將項目部按項目計劃書錄入的采購計劃中的招標部分相關聯,一方面掌握招標計劃執行情況,一方面達到提醒、配合作用;將招標申請、招標文件范本上傳到系統中,簡化勞動,規范成果,提高效率;

將公告、招標文件、中標單位投標文件、答疑文件、合同文本放入系統,節約紙張復印,方便不同管理人員隨時查詢及對比分析;

通過填列招標有關信息,便于隨時掌握進度及綜合查詢,通過企業信息錄入,便于宏觀掌握各企業情況,為后續資格預審及評價企業情況提供方便。

3、合同簽訂及履約管理

高校基建項目中,與各級有關單位簽訂的基本建設合同主要涉及征地、綠化、工程勘察、設計、工程施工、工程委托監理以及工程項目設備和物資購銷等方面,合同是工程管理和款項支付的重要依據。

將合同文本嵌入系統,節約紙張復印,方便不同管理人員隨時查詢及對比分析;通過合同信息錄入,能按各種需求分類管理和統計分析,隨時控制合同簽訂金額,保證合同簽訂控制在項目執行計劃范圍內;

通過付款情況錄入及財務復核,能隨時掌握付款進度及資金需求,為關鍵環節控制、避免漏洞及控制造價提供便利條件;

4、工程施工及驗收管理

在高校基建的日常施工管理過程中,及時跟進工程進度,有利于工程管理人員和領導及時做好工程質量、成本、安全等工作內容的監控和管理。

將施工計劃、主要節點執行狀況及驗收結果信息放入系統,一方面加強工作的計劃性,另一方面實現方便各方面掌握工程進展情況,突出控制點,加強信息溝通,減少遺漏事項;

此外,能進行實際與計劃的對比,發現管理上的薄弱環節,能讓更多的科室綜合考慮問題。

5、工程竣工結算管理

高校基建項目的竣工財務決算是正確核定新增固定資產價值,反映竣工項目建設成果的文件,是辦理固定資產交付使用手續的依據。

將結算結果及分類放入系統,一方面提高信息傳遞,能將洽商作為合同的補充,方便不同科室管理人員隨時查詢對比分析,在合同執行過程中付款自動匯總數據,及時提供付款決策支撐依據;

另一方面能讓系統自動分類計算造價結果,簡化勞動過程,規范成果,提高效率;還能將審計結果作為控制付款的最終依據。此外,將洽商文本放入系統,便于對洽商順序編號的監督管理。

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