中國地質大學基建信息化之路

 

中國地質大學是教育部直屬的全國重點大學,是國家“211工程”、“985優勢學科創新平臺”建設項目的大學;是國家批準設立研究生院的大學;是以地球科學為主要特色,擁有地質學、地質資源與地質工程兩個國家一級重點學科,理、工、文、管、經、法、教、哲、農、藝協調發展的多科性大學。是我國地球科學和資源環境領域重要的科研中心之一,為促進地球科學的發展和滿足國民經濟建設對資源環境的需求做出了重要貢獻,并在國際地質學界日益發揮著積極的影響。

中國地質大學(武漢)基建處(下稱基建處),是承擔學校基本建設任務的職能部門,在服務學校基礎建設發展上,擔當著重要角色。

 

 

一、各科室協作辦公

中國地質大學(武漢)基建投資每年都達數千萬元人民幣之巨,基建處對項目的信息化管理訴求與日俱增。雖然組織結構不是很復雜,但是基建項目管理的數據量非常大,紙質文件的來往壓力不小。

上線PM2后實現了文件傳送和監控作用,除領導審簽和報備文檔的一份原件為紙質資料外,其他全面了實現無紙化信息傳送,各類文件和審批意見以文檔和圖片格式在該系統內傳輸,并以系統記錄的傳輸信息代替現行的簽收手續,并以此信息作為執行依據。這樣可以減少流程、提高效率、節約環保。

邦永公司PM2項目管理系統中的協同辦公系統,為各科室項目溝通和日程辦公溝通帶來了便利。工程合同評審,采購合同評審,紅頭文件流轉,辦文收發,費用報銷流程,材料詢價信息上網,招標資料、工程資料流轉,歸檔,模糊查詢等這些原本線下運動的業務流程,全部搬到線上,統一了辦文模板,方便發起人填寫申請,審批人快速審批,后來的快速查詢,基建處溝通高效,透明。而且近期公司推出了辦公移動應用系統,支持安卓和蘋果移動設備。從此以后,信息化辦公不局限于守著電腦,隨時誰地通過移動設備登入系統,處理相關事項。

 

二、項目工期管理

基建處項目主要包括教學樓,科研樓,學生宿舍,運動場等,由于項目的特殊性,對項目的交付時間都卡的比較死。為了能按期交付項目,借力先進的項目工期管理系統,無疑是上上策。

通過PM2系統學校基建的日常施工管理過程中,能夠跟進工程進度,包括可以查詢新建項目主要進度節點,通過網絡圖、工作日歷、邏輯圖等圖形工具從不同側面展現項目計劃與實際進度,及時反映進展情況。

對于基建項目進度信息如:項目名稱、合同名稱、工程進度報量日期、本次完成工程量、累計完成工程量、累計完成百分比(按投資構成:征地拆遷、勘察設計、水電增容、市政配套、建安工程、設備購置、其他費用、材料采購)、工程形象進度描述、工程形象進度電子掃描件、收貨單掃描件、四方竣工驗收單掃描件及其他階段性重要成果掃描件等工作進行了實時的管理。

三、項目資金(成本)管理

基建處接收的很多資金都是專款專用,并且有比較嚴格的撥付計劃。PM2項目管理系統,運用合約規劃和項目費用分攤機制,很好的解決的了項目資金流向計劃,實際流向,和差異分析的問題,做到了實時查看資金走量,走向,改變了傳統的事后核算,實現了事中控制。

 

 

 

 

四、資料管理

因為資料多,繁,雜,基建處設立了獨立的資料管理室,主要負責資料的分類,歸檔,查詢。沒有資料數據庫的時候,靠手工調閱這些紙質版的資料,耗時耗力。現在依靠PM2項目系統建立了基建處的資料數據庫,而且這個資料數據庫的邏輯關系是多維的,不是簡單的存放在系統磁盤上。比如一份合同電子檔資料,如果是僅僅存放在電腦磁盤,則他的檢索條件只有檔案名稱,顯然這遠遠不能滿足要求。但是在PM2資料數據庫,我們則可以通過資料分類、合同隸屬項目、資料等級,資料權限等條件模糊檢索,能瞬間從數以萬分的資料庫中找到自己想要的資料,而且用不丟失。

通過完善的資料庫,建立了詳細的基建檔案:包括已建工程、新建工程、維修改建工程的電子檔案。

以棟為單位,建立了建筑電子檔案,包括工程資料,維修資料等。在檔案中反映每一項維修項目的地點、時間、維修內容、施工方案、負責人員,從宏觀上統計每棟樓的維修成本,從微觀上分析施工方案、施工質量的優劣,利于編制類似項目的最優施工方案,且有利于新同事盡快上手。

以項目為單位,全面記錄項目全過程的相關信息:把工程的各項文件和學校領導的批復的文件及時上傳到系統平臺上。反映了項目申報、審批、變更等決定記錄。

五、使用感受

以前開會的時候,施工單位報告工期進展,每人發一大本資料。現在開會,只需打開邦永系統就可以了。

--- 基建處張處長
狠狠狠操