邦永PM2項目管理軟件在系統集成行業中的全面應用

作為專業的弱電系統工程承建商,名特網絡公司擁有先進的管理理念和管理體系。隨著同時在建項目不斷增多,協調各個項目及公司各個職能部門...

云南亞太環保PM2運用案例

運用PM2項目管理系統能把公司各部門的數據進行匯總,主要完善了企業內部的管理,完善了各部門之間的流程做到統一化,通過報表的形式體現...

邦永PM2項目管理軟件在系統集成行業中的全面應用

 

一、客戶介紹

 

廣州市城建開發集團名特網絡發展有限公司成立于2000 年,是廣州市城建開發集團為推進集團公司向高科技產業發展而投資設立的計算機網絡信息技術、智能建筑與樓宇自動化系統集成、軟件開發企業。公司注冊資金為人民幣 3000 萬元,主要從事計算機互聯網絡的建設開發、網絡信息服務及經營管理;計算機網絡工程設計、施工及系統集成;網站開發及軟件設計、維護、管理;智能建筑系統工程、樓宇自動化控制工程設計、施工和維護;廣播有線電視工程設計、施工及維護。

主要負責城建開發集團所建設的物業智能化建設。業績包括:

  • "城建數碼港"是名特網絡公司投資建設的現代寬頻網絡社區。以下一代互聯網絡技術為基礎,在寫字樓和小區內鋪設千兆光纖以太網,以超五類雙絞線連接到住戶,實現到企業和家庭的信息高速公路。“城建數碼港”工程已建成十五個小區及樓盤,覆蓋小區用戶達三萬戶。
  • 建成城建數碼港綜合門戶網站WWW.HOMECITY365.COM,除為廣大的個人和機構消費者提供各種房產信息和房產電子商務服務外,還推出服務于小區居民的衣食住行社區服務及新聞、經濟、娛樂、聊天室和個人主頁等配套信息服務。小區居民可在此平臺上享受視頻點播、定制化信息服務、網絡游戲、網上炒股、遠程教育和遠程醫療等E生活服務。
  • 樓宇智能化方面:廣州市城建大廈智能化管理系統,西塔(廣州最高的寫字樓)、宏城花園,廣州市二沙島多個別墅型小區智能化管理系統工程,廣州市珠江新城星匯園智能化、天河薈雅苑、江南可逸名庭等多個高檔住宅小區系統工程等。

 

二、項目背景

 

作為專業的弱電系統工程承建商,名特網絡公司擁有先進的管理理念和管理體系。隨著同時在建項目不斷增多,協調各個項目及公司各個職能部門的工作,對于項目預算、材料管理、計劃進度等方面提出了更高的管理要求。名特公司經過多方選擇,最終選擇邦永公司作為軟件產品供應商。有邦永公司派出專業的實施顧問,針對名特公司情況,全面實施項目管理,所有的弱電工程項目納入軟件管理范圍。

 

三、業務分析

 

針對名特網絡弱電行業的特點,需要在以下幾個方面進行提高。

  • 項目計劃標準化運作

    系統集成是公司的主營業務,項目都分布在城建集團屬下的各個項目工地上,需要對時間進度、工作質量情況進行全面跟蹤。

  • 成本預算決策

    對于公司來說,盈利是最終的目的。項目前期就需要通過預算判斷每個項目的利潤率,該預算需要最終作為成本控制的目的。

  • 部門、人員之間的溝通

    項目的運作涉及到預算部、設計部、采購部、運行部以及公司領導層人員。人員、部門間溝通非常重要。

  • 材料管理

    隨時方便查詢某材料設備的供應商和價格,為報價和簽訂合同提供依據。需要跟蹤材料使用情況,對材料成本使用進行控制。

 

四、應用分析

 

  • 公司領導對所有項目動態掌控的各類報表,及時把控項目實際狀況,及時發現問題及時決策。
  • 綜合管理部門通過計劃進度、材料管理、質量安全等模塊對各項目的具體實施進行監督審核控制協調并制定項目標準工作流程。
  • 材料部根據材料管理模塊匯總的材料進場計劃制定采購需求計劃,對供應商詢價,根據項目需要,及時將材料采購并運送到現場進行安裝。及時掌控材料流轉情況。
  • 預算及設計部負責使用成本核算模塊對投標、工程初期評估進行成本預算、對成本利潤率進行控制,最終達到控制成本的目的。

 

五、應用效果

 

  • 公司高層實時掌控項目進展,計劃進度得到有效保障。
  • 成本預算及利潤得到有效控制,成本控制上了一個新的臺階。
  • 在一個統一平臺上,項目所有信息直接反饋,利于各個項目干系人及時處理。
  • 材料到貨及安裝時效得到有效保障,保證進度的及時順暢的實施。

 

了解詳細應用情況及索取行業解決方案:

正帆科技管理及信息化管理

 

正帆科技由美國GenTech在中國設立,位于上海莘莊工業區。正帆科技業務,服務于中國高速發展的制藥及生物工程、半導體電子、新能源、新材料等高科技產業,以及致力于高純工藝介制的制備輸送以及關鍵工藝系統集成和工程總承包服務。目前,正帆科技在上海、北京、深圳、無錫、武漢、西安、沈陽、成都、蘇州和洛陽等地擁有全資子公司或辦事機構。快速的發展,令正帆如其他系統集成或工程總承包服務商一樣,不停的在尋找符合自身發展的管理模式及探索能夠輔助于管理的信息化之路。

自2003年起,正帆科技就開啟了信息化之路,從最早以財務核算為核心的中小企業ERP到以CRM及業務單據流轉為核心的OA,再到后來以供應鏈為核心的中型RRP系統。這些系統的上線,解決了正帆當時部分的業務問題。但是,正帆科技一方面以財務、采購、人力資源、行政辦公等職能性部門參與到所有項目過程管理,另一方面以公司不同的項目類型建立各個事業部,實行事業部獨立核算。項目型團隊組織與職能型組織并存的矩陣型組織架構管理體系中,要求職能部門能夠與項目經理有非常高效的溝通機制,既能保障項目資源高效合理配置,又要求能很好的控制項目成本。2013年,正帆科技啟動了以項目成本管控為核心的PM2項目管理系統實施工作。PM2將從項目前期有銷售機會到項目完工維保階段的項目全過程管理。并且從動態數據共享、項目成本、財務數據經營分析等多維度進行立體化的管理。

一. 項目動態數據共享

1.  項目狀態跟蹤

正帆每一年都有大幾百個項目。項目的不同階段,需要投入也會不同,對于項目狀態的管理,不僅有利于材料成本、分包進度的跟蹤,也便于應收應付等財務數據的統計。項目狀態包括:合同簽訂、項目備貨、施工階段、測試調試、已完工、已驗收、項目暫停、項目關閉等狀態。

系統根據項目經理填報的項目進度,將信息反饋給采購、財務等各職能部門。如項目進入備貨狀態,項目經理根據深化設計方案提交項目材料計劃后,采購部門根據材料庫存情況作出響應,庫存不足需要采購的材料,根據系統根據材料采購周期自動提醒采購部門建議采購日期。再如項目進入完工狀態,根據合同約定賬期系統自動統計到項目的應收款輸送進財務報表。

2.  項目材料狀態跟蹤

同時管理多項目,項目材料狀態是正帆項目經理較為困惑的事情。項目經理需要經常向采購部門詢問,某個項目所需要的材料是否有下采購訂單,什么時間能夠到貨,是否會影響到項目進度。采購部門也需要不停的向各個項目經理作出應答,造成人力成本的浪費。

PM2系統從項目材料計劃到采購、入庫,包含供應鏈所有環節,都向項目經理權限開放。并且從項目經理制訂材料計劃到采購員下單采購、入庫,系統都智能分析、判斷,給出職能部門合理的處理方案及建議。因材料供應商出廠時間的變更可能會造成項目進度的延期,系統都及時將信息反饋給項目經理,以便于項目經理采取相應的決策措施。

3.  客戶跟蹤

對于項目前期狀態的跟蹤,便于對客戶、對項目進行有效的判斷及篩選。如項目處理遠期階段、投標階段、報價階段、合同商務階段、項目取消、項目放棄、項目關閉、項目延期等等,每個階段所采取的措施、所投入的人力成本、跟蹤的進度都不一樣。系統根據要求進行推送式提醒,提醒方式包括短信、郵件、系統消息等。
       項目交付后,項目進入維保階段,一旦客戶有維保請求,相關人員能夠在PM2系統維保平臺中按客戶名稱、項目號、項目名稱、設備號、客戶所在地等任一維度查詢,包含客戶信息、項目信息、設備信息、設備供應商信息、設備質保期、項目經理、設備維修記錄,還包括客戶與公司財務情況等。通過這些信息,便于工作人員迅速的作出處理。系統對維保服務實行閉環管理,一旦報修的客戶,在服務報告未得到審核之前,報修單不被關閉。最終系統根據維保數據進行統計分析。

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二. 成本管控

1.  供應鏈

供應鏈管理,主要業務包含:項目經理對材料的計劃(BOM)、計劃的變更、以及材料狀態(到貨情況)的跟蹤,采購計劃對項目材料計劃的處理(庫存調撥、采購申請)、采購部門對材料采購、采購訂單到貨情況實時跟蹤,以及倉庫進出庫的管理。

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通過PM2供應鏈管理,對材料最低庫存量及合理的庫存周期進行有效管理,實現對材料成本的控制。同時,通過供應鏈中各個環節的在線處理,使得項目經理、采購計劃人員、采購人員、倉庫管理人員、財務人員對材料需求、材料采購、材料進出庫等形成一整套非常嚴謹、規范管理模式。

2.  分包管理(控制分包工程)

正帆科技對分包管理,有嚴謹的流程。首先由項目經理,根據項目總進度和總預算,制訂項目分包計劃。項目的分包預算,受項目目標成本控制,并且對項目材料計劃成本控制。即項目分包計劃中材料部分與項目材料計劃,材料成本總和不能超過項目目標成本中材料成本。

3.  人力資源(控制人力成本)

人力資源主要是指項目人力,即通過PM2系統實現對項目人力資源成本的管控。正帆科技通過項目工時占比的方式,直接由系統計算出項目人力資源成本。某個人力資源某個月份對于項目A所發生的成本計算方式如下:

人力資源成本=月度工資*(項目工時/月度總工時)

注:月度工資:該人力資源本月的工資

項目工時:該人力資源本月在項目A上所工作的天數,由項目經理填報系統統計

月度總工時:該人力資源本月所工作的總工時,即所有項目工時總和。

4.  預算機制(控制各項費用)

項目實際成本的發生,通過項目目標成本控制。而行政管理費用等非項目性成本支出,正帆科技通過嚴格的預算制度來管控。每個季度制訂一次預算,各個分子公司、事業部、分子公司所發生的每一筆行政管理費用都必須依據預算執行。每一筆費用,都與一個預算號所關聯,系統自動提取該預算號的預算總額、已經發生了的報銷以及可使用剩余預算金額。

三. 財務數據分析

通過PM2項目管理系統實現財務數據分析,是正帆科技上項目管理系統的目的之一。財務數據包括:

■  項目合同臺賬數據

■  項目收款計劃

■  項目應收款到期時間表

■  項目逾期應收款

■  項目未到期應收款

■  項目實際應收款

■  回款周期

■  賬齡分析匯總

■  項目實際回款

■  項目盈虧分析

■  運營現金流

 

作為弱電系統集成領域項目管理軟件的領跑者,PM2產品在業務匹配度和功能深度方面已經比競爭對手有較大領先優勢,并且推出了系列產品滿足不同規模和層次的企業需求。邦永希望通過卓越的產品和優質的服務,為更多的工程企業開拓客戶資源、精細化管控以物資材料為核心的工程成本、為企業各級領導決策提供多角度的數據分析。

河北科曼信息技術有限公司案例分析

 

一、科曼公司概況

河北科曼信息技術有限公司創建于2002年,位于河北省石家莊市高新區振新工業園,是行業內較早從事智能卡應用系統研發、集成的企業之一。擁有自主研發的智能硬件終端產品、多功能應用子系統以及一卡通系統平臺,產品包括智能消費機、智能節水控制器、攝像考勤機、無障礙通道、智能訪客一體機、門禁控制器、自助圈存終端等多種智能硬件設備。同時向用戶提供專業一卡通系統綜合解決方案,滿足客戶多元化需求。

二、規劃情況

在上線PM2之前的信息化情況:金蝶的ERP和財務,致遠的OA系統,金蝶系統保留財務記賬部分,進銷存部分作廢,致遠OA系統作廢。

隨著公司的規模不斷壯大,企業標準化體系建設尚不完善。流程和管理制度的貫徹和執行力度不夠。導致信息不能夠及時、有效的傳遞。對企業的經營和運作帶來束縛。

因此,通過建立綜合項目管理協同平臺,實現與各項目間的協同辦公,進行多項目管理。要求通過信息化手段,加強各項目間的工作協同,快速獲取各個項目的售前、進度、合同、物資、成本、文檔資料等信息,進行數據匯總及對比分析,以實現對項目的監管。

通過項目管理系統的建設,為各個部門、人員搭建一個統一的溝通平臺,實現大家的協作及信息共享。同時,固化流程、規范管理,來讓大家有一個統一的標準貫徹和執行公司的管理制度。

三、項目實施的進展情況

2019年2月中旬簽約 PM2系統,開始信息化實施。根據客戶各部門業務與需求,形成了數份調研文件, 通過雙方積極良好的溝通與支持,客戶針對系統與企業內部實際情況,形成了與企業配套的方案流程。系統逐步上線運行:

◆ 一期項目實施,以邦永成熟的供應鏈、合同、成本、費用等功能為主,直接在系統中應用。

◆ 二期實現CRM,實現銷售跟蹤、銷售績效等業務。

◆ 通過了三個月的時間,過程中雙方不斷溝通,收集了各個部門需求。實現了供應鏈、合同、成本、費用等功能的實施和上線。

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四、應用效果

1、項目部:

◆ 深化設計:系統要求一次深化設計完成,包括軟件、軟件接口、設備、輔材。項目經理做完深化設計發起審批流程。注意事項,深化設計在審批完之前可以取消審批,修改深化設計內容。如果審核完成了,需要修改深化設計內容,由項目經理說明原因,公司領導批準后方可修改內容。

◆ 采購申請:要求項目工程師根據工程進度,規劃好施工計劃,根據施工計劃,填寫施工過程中需要的設備以及這些設備的到貨日期。采購申請要按供方分類做采購申請,比如這個項目的設備涉及到多個供方的設備,就是按供方做多個采購申請。

◆ 直發現場貨物入項目現場庫: 是采購經理根據供方發貨情況,根據采購訂單推送入庫單,項目經理查看收到貨物數量是入庫單數量相符后,點審批通過,就是確認收貨了。這個方式不能修改入庫數量。

◆ 直發現場貨物辦理出庫手續: 項目工程師在物資管理-項目領料出庫打開,點新增,選擇項目編號、發貨倉庫、領用單位、備注上相關信息后點保存,在右下角處點生成,選擇要出庫的物料后保存,發起審批。審批完成后,出庫完成。

◆ 從公司庫領用貨物收貨確認: XX辦理倉庫調撥單,項目工程師審核后,按上述第4條辦理出庫,發起審批。

◆ 外包合同登記(施工合同登記): 簽定施工合同后,在合同登記-外包合同登記文件夾下的施工合同-點新增。把合同金額、開票稅率等必填項填寫完整,開票稅率,要求施工方提供增值稅專用發票,3%稅率,或9% 稅率。

◆ 分包發票登記: 收到施工費的發票時,在合同管理-分包發票登記處進行發票登記,登記完成后,發起審批,把發票交給財務部師小亭審核登記的發票后,發起施工費付款流程。

◆ 分包合同付款: 做完發票登記后,可以發起外包合同付款,在合同管理-合同付款處增加,發票金額的字段數值是根據發票登記金額反填的。

◆ 項目借款及項目費用報銷: 在“資金管理模塊”借款與支出,填寫借款單,在“報銷”處填寫報銷單,報銷單審批完成后,由出納點與借款核銷,可以核銷借款。

◆ 每個員工以自己用戶名登錄后可以看到自己的借款余額。

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2、銷售部:

◆ 項目立項

◆ 項目立項數據授權

◆ 工程量清單上傳

◆ 合同登記

◆ 合同登記數據授權

◆ 合同收款計劃

◆ 總包合同開票

◆ 合同收款

◆ 可以查看的報表有:合同臺帳、應收帳款確認表

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2、采購部:

◆ 項目任務材料計劃單

◆ 采購訂單

◆ 采購合同登記

◆ 采購收貨入庫單

◆ 采購合同結算

◆ 采購發票登記

◆ 采購合同付款

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(幾百張采購單)

 

了解詳細應用情況及索取行業解決方案:

桂林海威科技股份有限公司PM2信息化案例

 

一、公司概況

海威科技坐落在美麗的桂林國家高新區信息產業園海威科技園,是廣西國資委參股的股份制企業。近百畝科技產業園區中,設有光電子技術研發中心、健康光環境設計院、公共及景觀照明節能技術國家地方聯合工程實驗室和多條智能制造生產線。海威科技嚴格執行ISO/TS16949、ISO9001質量管理體系、ISO14001環境管理體系、OHSAS18001職業健康安全管理體系和5S管理標準;產品通過了CCC、CE、CQC、FCC、ROHS和節能產品等多項認證。

海威科技是一家具有自主知識產權和創新能力的光環境科技型企業,也是在國內光電行業里極具影響力的企業。擁有數十項產品發明專利和實用新型等專利。主要經營LED路燈照明、LED景觀照明、LED顯示屏、智能交通信息情報板及智能建筑等業務,產品覆蓋全國各級省市自治區,出口美國、英國、東南亞,非洲等50多個國家及地區;并成功服務于:“2017年央視春晚”、“2011年深圳大運會”、“2010年廣州亞運會”、“2010年上海世博會”、“2008年北京奧運會”、“世界乒乓球錦標賽預選賽”、“亞洲博鰲論壇”等一系列國際、國內大型活動。公司目前已與中車集團、中建八局、中鐵集團、中土集團、商務部和廣西新發展集團等建立了長期合作關系。

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二、信息化動因

海威科技有自己的研發中心、生產工廠,早期就是產品制造、產品銷售、工程施工一體化的工作模式,引入了金蝶K3 ERP管理軟件管理整個制造業的信息化,那個階段公司的業務還是銷售產品為主體,工程施工部分業務不是很多,所以信息化的道路還算是正常化的;但是后來公司的業務重點回到了工程施工層面,反過來工程帶動產品的銷售,那就明顯的出現銷售跟蹤、投標管理、深化設計、現場管理、工程成本、施工文檔等項目管理的業務,嚴重超出了ERP的范疇,同時公司也專門的成立了工程公司,這樣就迫切的需要一套項目管理全過程的信息化系統軟件,在同邦永公司的多次溝通演示、參觀、試用、對比的基礎上,最后選擇了北京邦永科技這家成熟的項目管理老牌的軟件廠商作為合作的供應商,軟件在2017年順利驗收,正式的踏上了專業的項目管理信息化的道路:

1、系統數據被加密和授權,只有相關的流程結束才能被修改--銷售、設計、合同、項目、物資、文檔、計劃、實際。

2、所有業務都嚴格的按照流程來執行,不是原來的人為發揮,也不是個人決策--流程就是公司管理規范,成本計劃、采購申請、分包付款都是流程共同決策。

3、流程規劃就是管理思想的優化,定期討論流程合理性,引入人才優化流程--人才是永遠留不住的,但是管理的思想確實可以永遠留在電腦的。

4、系統來推動(PUSH)人員應該做哪些,哪些做的如何?--系統提示什么時間要材料申請?什么時間要材料采購?什么時間要收款等。

5、系統用科學的算法配合計算機速度完成繁雜的人工手工操縱邏輯--任務不能按期完工,延期是否影響項目工期。--甲方合同工程量發生變更,對應的人材機費該如何自動動態變更。

6、管理指標數據實時化、動態化(只要我們按時、準確的錄入系統)--應收、應付、產值、計劃成本、實際成本、利潤(合同、已完成、已收款)。

7、借助微信平臺、手機功能,解決工程現場的數據錄入和反饋的難度--消息通知、審批通知、手機審批、產值報告、現場GPS簽到、工作日志報告。

8、知識的沉淀:歷史數據保留、對比分析、借鑒等--曾經好的WBS計劃、曾經好的表格文檔、曾經優秀的成本計劃等。

這些管理問題究其原因,是企業在缺乏現代管理工具與技術的情況下,企業也只能把希望都寄托在項目經理的責任、能力和忠誠度上,無法對于項目進行科學、合理、有效的績效評價,也無法形成現代化的企業項目管控模式,因此企業必須建立一個良好的管理平臺,打通管理渠道。

三、信息化規劃及實現

1、流程規劃

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2、部分應用效果圖

◆ 銷售報價單(充分的使用歷史價格庫的信息,發揮大數據的分析效果)

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◆ 工程設計申請單

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◆ 設計輸入評審表

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◆ 設計成果評審

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◆ 深化設計(Excel導入工程量清單,然后做成本的預算和目標的設計,中標后就是合同工程量清單)。

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◆ 任務材料計劃(從項目清單拆分明細生成)

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◆ 維修反饋單

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◆ 項目材料清單一覽表

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四、系統建設后的效益分析

▲ 為公司提供了多層次、多角度的分析報表,既有主管領導所關心的宏觀總體分析,也有財務部、EPC中心、投資規劃部、項目公司等需要的詳細分析;

▲ 為公司提供了成本、進度、物資、質量等關鍵業務從計劃、實際角度進行全方位、放大鏡穿透式關聯查詢,全面掌握其計劃與實際情況;

▲ 使公司的數據更加直觀化;提高資源的有效利用率;項目協調會議明顯減少;

▲ 減少了項目變更黑洞、項目成本可降低1~3%;保障項目工期;

▲ 真正使公司復雜多變的項目建設過程變為可控制的過程;

▲ 項目跟蹤與控制能力因現代信息化工具與技術的應用帶來了非常大的改善與提高;

▲ 信息化系統的上線使權力的行使更加透明;

▲ 通過項目實施過程中的數據關聯控制和報警提示, 避免人為失誤的發生;

▲ 通過信息系統的應用建立了物資設備價格信息庫,為采購分析提供數據支撐,防范風險。

五、領導感言

公司信息化是我一手推動的,但我沒有想到這么快就有了這么好的效果,不僅使我們的企業在信息化建設中得到了提升,更關鍵的是我們的職工隨著企業一起成長起來了;我們不但擁有了一個現代化的管理平臺,還存儲了無堅不克的力量,我從中看到了公司的希望,對公司的未來更加充滿信心。

 

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